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. INTRODUCCIÓN
ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA NIT 800177804-7 (en adelante “ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA”), ha elaborado la presente política de privacidad y de protección de datos personales (en adelante la “Política”) con el propósito de dotar a la empresa, de una herramienta que permita regular la recolección, almacenamiento, uso, administración, y protección de toda información (en adelante los “Datos Personales”) que se reciba empleados, clientes, proveedores y contratistas, a través de sus dependencias; dando así cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN
La Política será aplicable a los datos personales de personas naturales, registrados en cualquier base de datos, susceptibles de tratamiento por encontrarse en poder de ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA.
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OBJETIVO DE LA POLÍTICA:
EL objetivo de la POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA, es el de cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismos, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión de esta política.
Establecer los lineamientos como responsables del tratamiento de datos personales, y se adopten la política para la recolección, manejo, tratamiento y protección de datos personales y privada de todas las personas, que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la empresa, hayan suministrado datos personales a través de los distintos canales de atención o por la utilización de los desarrollos de software que distribuye la empresa , en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con el propósito de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en las mencionadas normas. Así mismo, unificar los criterios a publicar en sus respectivos sitios web relacionados con los términos y condiciones de uso Los lineamientos establecidos en esta empresa.
La recolección y almacenamiento de datos personales en las bases de datos debe obedecer únicamente al ejercicio de las funciones legales y misionales de los responsables del tratamiento de datos personales. En ese sentido se debe garantizar la protección de derechos como el habeas data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía institucional, y a su vez el de acceso a la información; por tanto, el tratamiento de datos personales deberá realizarse cumpliendo con la normatividad legal colombiana vigente que establezca disposiciones para la protección de datos personales.
Así mismo se debe divulgar al personal o personal vinculado a través de contratos de prestación de servicios y demás involucrados encargados del tratamiento, las obligaciones que tienen relación con el tratamiento de datos personales conforme a lo establecido en sus respectivos Sistemas de Gestión.
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REFERENCIAS NORMATIVAS.
Constitución Política de Colombia, 1991.
• Ley Estatutaria 1266 de 2008, "Por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1273 de 2009, "Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de los datos" y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones".
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".
• Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones".
• Decreto 1377 de 2013, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Decreto 886 de 2014, "Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos".
• Decreto 103 de 2015, "Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones"(Referente- Gestiónde la Información Clasificada y Reservada).
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo" (capítulo 25: reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 y, Capítulo 26: reglamenta la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Decreto 1759 de 2016 "Por el cual se modifica el Artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015 - Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo" (Modifica el Plazo de Inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Decreto 090 de 2018, Por el cual se modifican los artículos2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1del Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Modifica el ámbito de aplicación y el plazo de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos).
• Circular externa 02 de 2015 "Adicionar el Capítulo Segundo en el Título V de las Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio".
• Circular externa 01 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio “Modificar los numerales2.2, 2.3, 2.6 y 2.7 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, relacionados con el procedimiento de inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos y la información contenida en este".
• Circular externa 03 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio que "modifica los numerales 2.1 al 2,4 y eliminar los numerales 2.5 al 2.7 del Capítula Segundo del Título V de la CircularÚnicade la Superintendenciade Industria y Comercio" • Manual de Seguridad de la Información OAS-33GL-MDNSGOAS-M001-01de 2014.
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DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Custodio de la Información: Escuna parte designada de la entidad, un cargo, proceso, o grupo de trabaja encargado de administrar y hacer efectivos los controles de seguridad que el propietaria de la información haya definido, tales como copias de seguridad, asignación privilegios de acceso, modificación y borrado. (Aspecto que fuera adaptado de la norma ISO/lEC 27001:2013). Numeral 5 de la Guía para la Gestión y Clasificación de Activos de Información emitida por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,"Seguridady Privacidadde la Información".
• Dato personal: información personal, correspondea cualquier información vinculada o que pueda asociarsea una o varias personasnaturales determinadas o determinables (Art. 3. Ley 1581 de 2012). Para efectos de la presente Directiva se entiende como la información suministrada por el usuario para su registro, lo cual incluye nombre, identificación, edad, género, dirección ,correo electrónico y teléfono, entre otros.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada, sólo es relevante para el titular. (Art 3. Ley 1266 de 2008)
• Dato público: Esel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.(Art 3. Decreto1377 de 2013)
• Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como dato financiero, y crediticio de actividad comercial o de serviciosa que se refiere el título IV de la Ley 1266. (Art 3. Ley 1266 de 2008).
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación I tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así cmo los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.(Art 3. Decreto 1377 de 2013).
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. (Art 3. Ley 1581de 2012).
• Foru. Servicio automatizado de mensajes, a menudo moderado por un propietario, a través del cual los suscriptores reciben mensajes dejados por otros suscriptores por un tema dado. Los mensajes pueden ser enviados, entre otros, por correo electrónico.
• Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen. (Art 6. Ley 1712de 2014)
• Información Pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal. (Art 6. Ley 1712de 2014).
• Información Pública Clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodiad e un sujeto obligado en calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá segregado exceptuado ,siempre e que se trate de circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. (Art 6. Ley 1712de 2014).
• Información Pública Reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014. (Art 6. Ley 1712 de 2014).
• Propietario de la Información: Es una parte designada de la entidad, un cargo, proceso, o grupo de trabajo que tiene la responsabilidad de garantizar que la información y los activos asociados con los servicios de procesamiento de información se clasifican adecuadamente, y de definir y revisar periódicamente las restricciones clasificaciones del acceso, teniendo en cuenta las políticas aplicables sobre el control del acceso, (Aspecto que fuera adaptado de la norma ISO/lEC 27002:2013). Numeral 5 de la Guía para la Gestión y Clasificación de Activos de Información emitida por el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, “Seguridad y Privacidad de la Information".
• Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos (Art 25. Ley 1581 de 2012).
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. (Art 3. Ley 1581 de 2012)
• Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. (Art 3. Ley 1581 de 2012).
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (Art 3. Decreto1377 de 2013)
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.(Art 3. Decreto 1377 de 2013)
• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales. Tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.(Art 3. Ley 1581 de 2012).
• Usuario'. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la ley 1266 de 2008, puede acedera información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para Garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirlos deberes responsabilidades de ambos.
(Art 3. Ley 1266de 2008)
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IDENTIFICACION DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA, actuará como Responsable del Tratamiento y estará identificado de la siguiente manera:
Razón social: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA
Domicilio Social: Bogotá, Cundinamarca.
Nit: 800177804-7
Dirección: Cr 18 No. 79A-06, -Bogotá, Colombia.
Correo electrónico: support@agxproducts.com
Teléfono: +571 6105188
Página Web: [site:name]
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. DE LAS BASES DE DATOS
7.1 Como Responsable: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA hará el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información, de las siguientes bases:
a) Bases de datos de empleados de la compañía: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA realizará el tratamiento de los datos personales a través de la recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, corrección, verificación, afiliación al sistema de seguridad social, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de La Empresa con los empleados de la compañía.
b) Bases de datos de clientes de la compañía: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA realizará el tratamiento de los datos personales a través de recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como de atención al cliente y mercadeo, organización, actualización, estadística, encuestas, y en general para administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con los clientes de la compañía.
c) Bases de datos de proveedores de la compañía: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA realizará el tratamiento de los datos personales a través de recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, verificación, uso para fines estadísticos y en general, todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, con el objeto de administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con los proveedores de la compañía.
d) Bases de datos de contratistas: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA realizará el tratamiento de los datos personales a través de recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, verificación, uso para
fines estadísticos y en general para la utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente la relación contractual con los contratistas de La Empresa.
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EXCEPCIONES
Política de Tratamiento de Datos Personales deberán observarse las excepciones del régimen de protección de datos personales, según las cuales, el ámbito de la Ley 1581 de 2012 no será aplicable: (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).
Se establece que el titular reconoce que la entrega de datos / información personal, la realiza de manera voluntaria y ante la solicitud de requerimientos y en la preente política se establece donde realizar un trámite, presentar una queja o reclamo, o para accedera los mecanismos interactivos y servicios digitales habilitado
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DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por La Empresa o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g) Y los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.
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DE LOS DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
9.1. Deberes como Responsables del Tratamiento: Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a Solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. o) Los demás previstos en la Ley.
9.2. GARANTÍAS DE DERECHO DE ACCESO Y CONSULTAS
Los Titulares de la información podrán acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, previa acreditación de su identidad o de su representante.
La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.
Como responsables del tratamiento de datos personales pondremos a disposición del titular de la información, mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de sus datos, de supresión de los mismos o la revocatoria de la autorización.
En el caso de consultas y solicitudes de información o datos personales que provengan de terceros Y/o no titulares de lo solicitado, se tendrá en cuenta la aplicabilidad por parte del responsable del tratamiento las excepciones constitucionales y legales que aplican en la materia, y de los resultados que arrojen los juicios de proporcionalidad y razonabilidad que permitan conceder o negar el derecho de acceso a lo solicitado, cuando la sensibilidad del caso estrictamente así lo requiera.
Como responsables del tratamiento de datos personales garantizaremos el derecho de consulta, suministrando a los titulares, o a través de un tercero debidamente autorizado, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
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. AUTORIZACIÓNDEL TITULAR
El responsable del tratamiento de datos personales tendremos como soporte de la autorización del titular de los datos personales un documento físico , electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, sus datos personales nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
El medio para otorgar la autorización por parte del titular será puesto en su conocimiento, y a su disposición, con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
Como responsable del tratamiento de datos personales adoptaremos las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios
Electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
10.1 Tratamiento de datos sensibles
Los datos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación sólo pueden ser objeto de tratamiento, por parte de la empresa tratante y que tenga la respectiva autorización/, en los siguientes casos:
• Cuando el titular de la información manifieste su conformidad y dé su autorización, por cualquier medio que permita su conservación, para el tratamiento de sus datos sensibles.
• Cuando el tratamiento se requiera para proteger la vida del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
En estos eventos, el representante legal en su calidad de responsable del tratamiento deberá otorgar su autorización.
• Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de un ente de control, fundación, ONG, asociación, o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea judicial, política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente sus miembros o a las personas que mantengan contactos reguladores por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrara terceros sin autorización del titular.
• Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho de un proceso judicial;
• Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares
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PROCEDIMIENTOS
La Empresa, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:
11.1. CONSULTAS: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de La Empresa. La Empresa deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Las consultas podrán formularse por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:
Correo electrónico: support@agxproducts.com
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley de Protección de Datos – Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante La Empresa, el cual, será tramitado bajo las siguientes reglas:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La Empresa, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
c) Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
d) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. e) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
f) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
a) Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.
b) Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Compañía proceda como Responsable del tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.
c) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d) Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en los numerales anteriores.
e) Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.
Dirigido a: Servicio al Cliente.
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GENERALIDADES
13.1. Seguridad de la Información: La Empresa aplicará en el tratamiento de las bases de datos a su cargo, las mejores prácticas, el mayor esfuerzo y diligencia de cara a garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de acuerdo con lo establecido en la Ley y normas concordantes en la materia.
13.2 . Prevalencia de la Ley: La interpretación de las presentes políticas estará en todo momento subordinada al contenido de la Ley Colombiana, por lo cual, en caso de incompatibilidad o contradicción entre estas políticas y la Ley, predominará esta última.
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. DISPOSICIONES FINALES
14.1. PROHIBICIONES. En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:
14.1.1 Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato personal y.
14.1.2. La Empresa prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de La Empresa.
14.1.3. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales: ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Cualquier cambio será publicado y anunciado a los titulares de los mecanismos dispuestos por ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.
14.1.4. Protección de datos personales en Sistemas de Videovigilancia
Los Sistemas de Video vigilancia o cámaras de seguridad implementadas con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado, mediante las cuales se realicen tareas de monitoreo y observación, implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
En consecuencia, los responsables del tratamiento de datos personales deben observar los principios establecidos en la mencionada norma.
14.1.5 Derechos de los niños, niñas y adolescentes, víctimas de violencia sexual y víctimas del conflicto armado
En el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de este grupo, estableciendo que queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública; por tanto, los responsables del tratamiento de datos personales velarán por el tratamiento adecuado de los mismos, respetando el interés superior de aquellos y asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
VIGENCIA
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA estarán vigentes a partir del día once de junio de 2019. Las bases de datos administradas por la ELYTE ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES LTDA se mantendrán indefinidamente, mientras se desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de La Empresa o una obligación contenida en un contrato entre La Empresa y el Titular.